O gerenciamento das aquisições é fundamental para a obtenção dos resultados esperados dos projetos. Entenda como gerenciar os contratos de modo a preservar o previsto em orçamento, qualidade, prazo e escopo do projeto de construção.
“O gerenciamento de aquisições do projeto engloba os processos necessários para compra de produtos, serviços ou resultados de fora da equipe do projeto para realizar o trabalho” (PMBOK®)
Em meados da década de 1990 as grandes construtoras possuíam em seus quadros de colaboradores todos os profissionais que executavam a maioria dos serviços, ou seja, as empresas utilizavam de mão-de-obra própria (verticalizada) e subempreitavam apenas serviços muito específicos, cujas particularidades técnicas ou temporais não eram suportadas pela corporação.
Com o esfriamento do mercado e como meio de mitigar riscos, as incorporadoras/construtoras passaram a contratar serviços anteriormente executados com mão-de-obra própria, objetivando reduzir os seus quadros de colaboradores das equipes de produção devido à descontinuidade das obras, permanecendo apenas as equipes gerenciais e de apoio à produção.
Até hoje este modelo de negócio é adotado, mas muitas empresas ainda cometem equívocos no gerenciamento das aquisições; seja em planejar, executar, controlar e encerrar os contratos com fornecedores, em alguns casos, gerando ações na justiça e litígios.
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Considerações Iniciais
Este artigo aborda o aspecto gerencial das aquisições. Isso não significa que questões de natureza jurídica, contábil e financeira sejam excluídas do objeto de formalização do contrato entre contratante e contratado. Ao contrário, devem fazer parte do contrato de forma clara e objetiva.
“Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo” (PMBOK®)
Neste contexto é perfeitamente cabível considerarmos uma obra como um projeto, pois possui todos os atributos preconizados pelo PMBOK. Sendo assim, podemos adotar os grupos de processos recomendados pelo PMBOK para o gerenciamento de aquisições (Planejar o Gerenciamento de Aquisições, Conduzir Aquisições, Controlar Aquisições e Encerrar Aquisições), conforme a figura a seguir:
1 – Planejar o Gerenciamento das Aquisições
Cada aquisição deve ser planejada levando-se em conta a particularidade do produto ou serviço, por exemplo: fornecimento e instalação de esquadrias de alumínio difere em diversos aspectos da mão de obra de execução de alvenaria, já que, normalmente, o primeiro contempla o fornecimento do material e o segundo fornece somente a equipe especializada.
- Mapa de Aquisições / Plano de Gerenciamento das Aquisições
O mapa contém informações a respeito de cada aquisição. Este documento é um guia com definições do que será contratado, lista de fornecedores, orçamento disponível e prazo de contratação. Onde o prazo está associado ao cronograma da obra, levando em consideração o tempo para a realização de todo o planejamento da aquisição e mobilização do fornecedor.
- Análise de Risco da Aquisição
Listar os possíveis riscos ordinários conforme a probabilidade x impacto e descrever as respostas a eles, seguramente evita surpresas desagradáveis durante a execução da obra. Alguns destes eventos ocorrem com uma certa frequência, exemplos: atrasos nas entregas, qualidade aquém do esperado, efetivo insuficiente pra cumprir o prazo acordado e etc.
- Declaração do Trabalho (Escopo do Contrato)
Nesta etapa devem ser checadas as quantidades levantadas em orçamento para a realização do trabalho, bem como analisar se existem “espaços vazios” entre as atividades predecessoras e sucessoras, a fim de evitar interrupções na linha de produção ou falhas na totalidade do produto.
Outros aspectos a serem observados são os prazos de entrega e execução, qualidade requerida conforme o PQO (Plano de Qualidade da Obra) e procedimentos, garantias, local de entrega, critérios de medição e aceite, regras de faturamento, calendários de medição, documentos técnicos e suas revisões e etc.
- Critérios de Avaliação de Fornecedores
Aqui são estabelecidas as diretrizes que irão nortear a escolha dos participantes na concorrência e critérios de análise de preços, tais como:
Capacidade financeira;
Capacidade de produção;
Capacidade e experiência técnica;
Regularização jurídica e fiscal;
Desempenho em contratos anteriores;
Visitas ao estabelecimento do fornecedor;
Certidões;
Balanços;
Documentações de funcionários;
Política de segurança do trabalho;
Critério de avaliação de preços – melhor preço (preço x melhor técnica) *
Etc.
*É muito comum levar em consideração apenas o aspecto econômico das contratações, ignorando a técnica do fornecedor. Isso pode trazer riscos para o projeto no que diz respeito a prazo, escopo e qualidade, comprometendo, por consequência, o custo. É o barato que sai caro! Muitas construtoras veem o seu lucro sendo reduzido quando obrigadas a aumentar os custos com manutenção ou tendo que pagar multas por atraso de obra. Definitivamente não é uma boa prática.
- Documentos de Aquisição
Normalmente, para o setor de construção predial, este documento é a carta convite que pode ou não seguir juntamente com uma minuta contratual. A minuta reúne todas as informações e condições coletadas, onde o fornecedor que a recebe deve devolvê-la preenchida e assinada juntamente com a proposta de fornecimento.
É uma boa prática o fornecedor fazer visitas ao local da obra para discutir detalhes técnicos com o gerente da obra e informar que realizou a visita quando da devolução da carta convite. Se o fornecedor considerar pertinente, pode fazer observações sobre alguma constatação feita na obra.
A carta convite/minuta servirá de base para o contrato, onde, além de aspectos técnicos, deve conter cláusulas de caráter legal, fiscal e contábil. As espécies de contrato mais comuns na construção civil são: Locação, Fornecimento de materiais, Prestação de Serviços e Empreitada. É possível existirem contratos que combinam as espécies mencionadas.
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2 – Conduzir as Aquisições
Conduzir as aquisições é o processo onde são equalizadas as propostas cruzando as informações técnicas, preço total contido na proposta e o valor disponível em orçamento. A condução contempla, ainda, a rotina de classificações dos fornecedores, negociações e ajustes (caso necessite) e a celebração do contrato com a assinatura das partes (contratante e contratado) com reconhecimento de firma (em cartório) dos representantes e testemunhas.
Vale destacar a importância da explicitação verbal dos principais pontos do contrato ao fornecedor. Com relativa frequência os fornecedores não leem o contrato e isso pode gerar desgastes desnecessários, trazendo sérios problemas para o projeto. Neste caso vale o ditado onde diz que “o que é combinado não sai caro”.
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3 – Controlar as Aquisições
Este é o momento no qual será posto à prova tudo o que foi acordado em contrato. Cabe a equipe de gerenciamento da obra atentar para o escopo de fornecimento. Verificar a qualidade do que foi entregue, realizar as medições, liberar as notas fiscais, controlar os prazos, realizar treinamentos, verificar documentações, realizar reuniões de produção, avaliar/qualificar os fornecedores contratados e gerir eventuais mudanças de escopo, são algumas das atividades da equipe.
Uma boa prática antes da liberação das medições, é a verificação das documentações do fornecedor para identificar se existem pendências de natureza trabalhista ou administrativa.
Por óbvio as medições devem ser compatíveis com o nível de desempenho do produto entregue e podem ser realizadas de forma parcial, porém, sob o critério de medição estabelecido em contrato.
Este processo é muito importante, pois é aqui onde os recursos financeiros do projeto serão consumidos, portanto os controles devem seguir com transparência e atenção para que não haja impactos relevantes no orçamento e consequentemente no resultado do empreendimento.
A utilização da tecnologia é fundamental, pois facilita e permite que o controle do contrato seja mais eficaz, com a apuração do que já foi medido, saldo de contrato e relação das notas fiscais liberadas.
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4 – Encerrar as Aquisições
Dá suporte ao processo de Encerrar o Projeto (Integração) pois envolve a confirmação de que todas as entregas foram aceitas. Este processo também envolve atividades administrativas, como a atualização de registros para refletir resultados finais e o arquivamento das informações para uso futuro. As condições para o encerramento são as seguintes:
- Escopo completado nas condições especificadas;
- Pagamentos efetuados conforme o contrato;
- Obrigações tributárias, trabalhistas e fiscais cumpridas;
- Inexistência de pendências judiciais ou arbitrais em aberto.
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Conclusões
Diante de todo o exposto, acreditamos que o gerenciamento de aquisições é de fundamental importância para a maximização dos resultados dos empreendimentos.
E você, está disposto a pôr em prática imediatamente o gerenciamento de aquisições na sua empresa?
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Fontes
Choma, André Augusto – “Como Gerenciar Contratos com Empreiteiros” – Editora Pini; 2a edição, São Paulo, 2007.
Xavier, Carlos Magno da Silva – “Gerenciamento de Projetos de Construção Civil” – Editora Brasport; 1a edição, Rio de Janeiro, 2014.
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