Você costuma utilizar esta técnica para montar a sua EAP? Neste artigo abordarei estas “regras” básicas de elaboração da EAP cujos os elementos formam a “espinha dorsal” do planejamento do projeto.
Motivação para falar a respeito
O que me levou a fazer esta publicação foi o fato de não ter percebido a utilização deste método em algumas estruturas realizadas por profissionais da área de planejamento.
Embora não seja uma imposição, mas sim uma boa prática, este processo ajuda muito na qualidade do produto final, a EAP. Não pretendo aqui esgotar todo o assunto, mas farei o possível para dar minha contribuição ao leitor.
Do que estou falando?
A EAP (Estrutura Analítica do Projeto), em inglês WBS (Work Breakdown Structure), tem seus primeiros registros de utilização no início dos anos 60 nos EUA pelo Departamento de Defesa, indústria aeroespacial e indústria de construção e é abordada na área de conhecimento de Gerenciamento de Escopo do GP (Gerenciamento de Projetos).
Eu defino como o ponto de integração entre o Gerenciamento de Escopo, Gerenciamento do Tempo e Gerenciamento de Custos, dando origem ao cronograma e orçamento. Portanto, é muito importante que tenha consistência e represente muito bem o que será entregue ao término do projeto.
Pré-requisito para a construção da EAP
Declaração de escopo: trata-se da descrição formal da composição do objeto ou empreendimento a ser executado. No segmento da construção civil, especialmente a predial, – que é a minha área de atuação – esta declaração frequentemente inexiste, sendo substituída pelos documentos abaixo:
- Desenhos técnicos (executivos de arquitetura, estruturas, instalações, impermeabilizações, esquadrias de alumínio, e etc.);
- Escopo do produto: normalmente chamado de Memorial Descritivo do Empreendimento ou de Incorporação; consiste no detalhamento de todos os acabamentos, equipamentos e demais elementos que farão parte do projeto na entrega definitiva;
- Desenho do canteiro de obras: apesar de não fazerem parte do produto, as instalações (área de vivência, depósitos, almoxarifado e etc.) e equipamentos interatuarão e, em uma certa medida durante algum tempo, interferirão na produtividade de execução do projeto, além de consumirem recursos financeiros e esforços em mobilização e desmobilização.
- Documentos da qualidade: procedimentos de execução de serviços ou procedimentos operacionais. Importantes para definição dos relacionamentos entre os pacotes de serviços e entregas. Essenciais para a elaboração do cronograma, mas isso é assunto para outro artigo.
Representações
- 1 – Gráfica: para a montagem eu utilizo o WBS ChartPro que tem várias visualizações e faz integração perfeita com o MS Project. Pode ser baixado para instalação neste link: Critical Tools
- 2 – Lista: também pode ser utilizado o WBS ChartPro ou diretamente no MS Project ou outro software de gerenciamento de projetos.
Os 10 Mandamentos
I – Cobiçarás a EAP do próximo
Podem ser aproveitadas as estruturas de outros projetos, caso haja à sua disposição arquivos históricos de projetos semelhantes. Consultar o passado e aprender com ele é uma ótima prática!!!!
II – Explicitarás todos os subprodutos, inclusive os necessários ao gerenciamento do projeto
É preciso mergulhar fundo no estudo dos aspectos do projeto para que não fique nenhuma atividade de fora da EAP. Vale lembrar que eventualmente existem tarefas que não compõem o produto, mas representam uma etapa impactante no projeto, por exemplo:
- habite-se;
- revisões;
- testes e etc.
III – Não usarás os nomes em vão
Utilizar substantivos na descrição das atividades para evitar interpretações ou entendimentos equivocados, exemplo:
- não utilizar “Pintar o 1º pavimento”;
- utilizar “Pintura do 1º pavimento”;
- não utilizar “Testar a estanqueidade”;
- utilizar “Teste de estanqueidade”.
IV – Guardarás a descrição das entregas no Dicionário da EAP
O Dicionário da EAP contém a descrição dos detalhes das entregas para que fique claro o que será realizado. Tudo o que for relevante para a tarefa deve ser explicitado no dicionário para consultas e esclarecimentos futuros.
V – Decomporás até o nível de detalhe que permita o planejamento e controle do trabalho necessário para a entrega do produto ou serviço
O planejamento e o controle incluem:
- escopo (verificação e controle de mudanças);
- tempo (definição das atividades);
- custos (planejamento de recursos, estimativa de custos e orçamento);
- riscos (planejamento do risco).
VI – Não decomporás em demasia, de forma a que o custo / tempo de planejamento e controle não traga o benefício correspondente
Ter bom senso no momento da decomposição é o que deve ser feito!!!!! Ter em mente que não se pode controlar o que não se consegue medir, já é um bom começo.
Não faz sentido decompor uma tarefa com duração de 1 hora ou 1 dia. Costumo parametrizar com o mínimo de 5 dias e o máximo de 30 dias, mas isso é apenas uma referência e não uma regra, depende do projeto.
Uma tarefa que exige esforço demasiado em controlar devido a decomposição excessiva, pode não ser uma boa alternativa, salvo se envolver um risco muito alto em detrimento do controle.
VII – Honrarás o pai
Na hierarquia da EAP o componente (filho) deve fazer sentido para a composição do subproduto (pai). Por exemplo, o fato de a pintura do 1º pavimento depender do fornecimento da tinta, não significa que a fabricação deste material faça parte desta atividade.
VIII – Decomporás de forma que a soma das entregas dos elementos componentes (filhos) corresponda à entrega do elemento pai (Mandamento dos 100%)
O somatório dos componentes (filhos) deve equivaler ao subproduto (pai). Não poderá faltar nada na decomposição.
Por exemplo: em um prédio de 10 andares a atividade de alvenaria pode ser decomposta em 10 partes de um pavimento ou em 5 partes de dois pavimentos, desde que satisfaça o total de 10 pavimentos.
IX – Não decomporás em somente um subproduto
Um elemento da EAP não deve ter somente um componente (filho). De acordo com o mandamento anterior, se um elemento tem somente um componente, ele é igual ao pai. Se for, porque representá-lo duas vezes?
X – Não repetirás o mesmo elemento como componente de mais de uma entrega
Não podemos ter um elemento como componente (filho) de mais de um subproduto (pai).
Utilizar os mesmos componentes (filhos) com a descrição 1º pav., 2º pav., …. 10º pav. para estrutura (pai 1) e para alvenaria (pai 2).
Ao invés disso, utilizar: Estrutura 1º pav., Estrutura 2º pav., …. Estrutura 10º pav.; Alvenaria 1º pav., Alvenaria 2º pav., …. Alvenaria 10º pav.
Fontes
Xavier, Carlos Magno da Silva – “Metodologia de Gerenciamento de Projetos – METHODWARE” – Editora Brasport; 3a edição, Rio de Janeiro, 2014.
Publicação do site da Beware “Os dez mandamentos da estrutura analítica do projeto”
Artigo publicado em 29/11/2018 por André Dobbss no Linkedin
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